Новогодняя рассылка в компании: что, как и почему?

Новогодняя рассылка в компании: что, как и почему?

Все 6 лет, в течении которых мы занимаемся логистическим бизнесом, а именно экспресс-доставкой, мы каждый Новый год сталкиваемся с задачей наших клиентов – доставить подарки партнерам и клиентам ДО Нового года.

Ведь не секрет, что большинство компаний выделяют бюджет (кто-то больший, кто-то меньший) на закупку брендированных подарков, которые являются неким маркетинговым инструментом, а для менеджеров лишним поводом съездить к своему клиенту для неформального общения.

Как по нашему опыту выглядит процесс подготовки к Новому году в компаниях?

Примерно в августе, сентябре, кто-то из компании задумчиво говорит: а ведь скоро Новый год, нужно начинать выбирать подарки, а то будет как в прошлом году. Фраза «а то будет как в прошлом году» звучит почти всегда и обычно вызывает улыбку всех присутствующих.

Дальше задача неспешно спускается ответственному сотруднику. Спустя недели две начинается поиск вариантов подарков. Все варианты по тем или иным причинам отметаются: что-то дорого, что-то дешево, что-то кажется попсовым, что-то нет в наличии и будет ехать из Китая полгода. В таком режиме проходит сентябрь и октябрь.

В ноябре начинается более интенсивная работа в этом направлении, но мощности компаний, которые поставляют брендированные подарки уже загружены и они либо отказываются от заказов, либо поднимают цену.

Тут работа начинает кипеть и запросы в гугле и яндексе пестрят:

  • СРОЧНОЕ ИЗГОТОВЛЕНИЕ БРЕНДИРОВАННЫХ ПОДАРКОВ
  • ЗАКАЗАТЬ ПОДАРКИ С ЛОГОТИПОМ
  • БРЕНДИРОВАННЫЕ СУВЕНИРЫ СРОЧНО
  • БЛОКНОТЫ С ЛОГОТИПОМ СРОЧНО

Худо-бедно, к концу ноября варианты согласованы (это еще хороший случай), заказ оформлен, производство займет недели две. В середине декабря раздается звонок, о том, что подарки  готовы – можно забирать. В итоге в офисе клиента лежат огромные коробки с подарками и брендированными пакетами, а на руках у менеджера список клиентов с количеством человек и типом подарка каждому сотруднику.

Здесь возникает вопрос, как быть дальше, ведь подарки нужно рассортировать и доставить. Тут бывает несколько вариантов:

1) Cамим рассортировать и передать менеждерам, пусть едут поздравляют. Вариант хороший, но он работает, если все получатели находятся в этом же городе и получателей не очень много, иначе менеджер всех не успеет объехать.

2) Передать все в компетентную курьерскую службу. Они доставят все в любую точку планеты. Хорошая курьерская служба также сможет все рассортировать согласно техническому заданию (табличке в эксель: кому, куда, сколько). Есть несколько нюансов и в этом варианте и их конечно бы неплохо учитывать еще на стадии согласования подарка:

  • Если подарок поедет за границу, то продукты питания (даже сувенирные) лучше исключить, это мед, пряники, специи и прочее-прочее. Вывоз продуктов за границу в посылке сопряжен с огромными сложностями, а зачастую часть продуктов питания просто запрещены к вывозу. То же самое относится к бижутерии.
  • Часто в качестве подарка используют алкоголь: шампанское, вино, коньяк. Важно понимать, чтобы все доехало в целости и сохранности, стекло должно быть качественно упаковано. Лучше позаботиться об этом на стадии заказа подарков, потому что потом будет не очень много вариантов упаковать стеклянную бутылку – это будет пызырчатая пленка и коричневый гофро-короб. Выглядит это в упакованном виде не всегда презентабельно, как хотелось бы. Но тут на весах доставка в целости и сохранности или «красота». Понятное дело, что наши с Вами партнеры тоже люди и прекрасно понимают, почему так все плотно упаковано. Ведь как говорится, главное внимание, а не подарок. Все вышеописанное относится и к  любым хрупким подаркам: елочные игрушки, пластмассовые игрушки и т.д.
  • Ближе к декабрю все курьерские компании перегружены. Абсолютно все, не нужно строить иллюзий. Поэтому срок доставки увеличивается на 1-3 дня, это нужно учитывать при планировании графика доставки.
  • Вопрос сортировки и упаковки подарков лучше доверить курьеской компании, потому что это позволит сэкономить время. На складе можно в первую очередь упаковывать те подарки, которые наиболее удалены и требуют большего времени доставки: Дальний Восток, Сибирь и т.д. Зачастую, по нашему опыту, в подобных проектах счет идет на часы и дни.  К тому же они обладают большим количеством необходимого упаковочного материала, Вам не придется в офисе думать, чем же это все упаковать?

И напоследок небольшой лайфхак: если все-таки Вы решили упаковывать самостоятельно хрупкий груз и у Вас нет пузырчатой пленки, можно использовать бумагу из шредера. Она есть в любом офисе, ее всегда много, подарок, который лежит в коробке и переложен бумагой из шредера выглядит очень по новогоднему!

P.s. но подарок должен быть переложен так плотно, чтобы он не болтался в коробке!

Вы можете доверить рассылку подарков компании POSTBURO, у нас накоплен огромный опыт по организации рассылок разных материалов. Ведь подобная проблема возникает не только на Новый год, но и на другие праздники. А еще мы фокусно работаем с рекламными агенствами и занимаеся рассылками промо-материалов для выставок и промо-акций.

POSTBURO поздравляет Вас и Ваших близких с наступающим Новым годом и желает Вам всего наилучшего, удачи и здоровья!